1. Văn phòng đại diện là gì?

Theo quy định của pháp luật, văn phòng đại diện (VPĐD) là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền của doanh nghiệp để bảo vệ các quyền và lợi ích hợp pháp cho doanh nghiệp đó.

Văn phòng đại diện thường được đặt tại địa bàn mà doanh nghiệp đó không có trụ sở. Đáng chú ý, VPĐD không thực hiện bất kỳ chức năng kinh doanh nào của doanh nghiệp mà chỉ thực hiện các hoạt động như: nghiên cứu, thăm dò thị trường, quản lý các mặt kinh doanh tại địa bàn hoạt động, thực hiện báo cáo cho cơ quan có thẩm quyền. Vì vậy, VPĐD không trực tiếp tạo ra lợi nhuận và chỉ có tính hỗ trợ cho công ty mẹ trong việc phát triển hoạt động kinh doanh của mình.

2. Doanh nghiệp cần giải thể văn phòng đại diện khi nào?

Do văn phòng đại diện không tạo ra lợi nhuận nên trong trường hợp doanh nghiệp gặp khó khăn trong triển khai hoạt động kinh doanh, thay đổi chiến lược kinh doanh thì công ty hoàn toàn có thể chủ động giải thể văn phòng đại diện để giảm bớt gánh nặng tài chính. 

Ngoài ra, theo quy định tại Khoản 1 Điều 213 Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện trong các trường hợp sau: 

• Do công ty mẹ giải thể nên văn phòng đại diện phải giải thể theo; 
• Phải giải thể do hết thời hạn hoạt động ghi trong giấy phép thành lập VPĐD mà doanh nghiệp không tiếp tục gia hạn;
• Phải giải thể do bị cơ quan nhà nước có thẩm quyền thu hồi giấy phép hoạt động hoặc không gia hạn giấy phép hoạt động của VPĐD;
• Phải giải thể do hoạt động của VPĐD không phù hợp với cam kết ghi trong giấy phép thành lập VPĐD theo quy định của pháp luật. 

3.Thủ tục, hồ sơ giải thể văn phòng đại diện công ty, doanh nghiệp

Thủ tục giải thể văn phòng đại diện công ty, doanh nghiệp được hướng dẫn cụ thể tại Khoản 1 Điều 72 Nghị định 01/2021/NĐ-CP. Quy trình giải thể văn phòng đại diện cần tiến hành lần lượt các bước như sau:

Bước 1: Chấm dứt hiệu lực mã số thuế và hoàn thành nghĩa vụ thuế

Trước khi thông báo giải thể văn phòng đại diện tới cơ quan đăng ký kinh doanh, doanh nghiệp phải làm thủ tục với cơ quan thuế quản lý trực tiếp để chấm dứt hiệu lực mã số thuế và hoàn thành nghĩa vụ nộp thuế theo quy định của pháp luật.

Hồ sơ chấm dứt hiệu lực mã số thuế văn phòng đại diện cần chuẩn bị bao gồm:  

1. Thông báo chấm dứt hiệu lực mã số thuế (theo mẫu 24/ĐK-TCT ban hành tại Thông tư 105/2020/TT-BTC);
2. Quyết định của chủ sở hữu công ty TNHH 1 thành viên về việc chấm dứt hoạt động VPĐD;
3. Quyết định và biên bản họp của hội đồng thành viên công ty TNHH 2 thành viên trở lên hoặc hội đồng quản trị công ty cổ phần về việc chấm dứt hoạt động VPĐD.

Lưu ý:

Doanh nghiệp có thể cần bổ sung các giấy tờ sau vào hồ sơ:

• Quyết định thu hồi giấy chứng nhận đăng ký hoạt động của VPĐD (trong trường hợp giải thể văn phòng đại diện theo quyết định của cơ quan có thẩm quyền);
• Giấy ủy quyền (trong trường hợp người đại diện pháp luật công ty không trực tiếp thực hiện thủ tục chấm dứt hiệu lực mã số thuế văn phòng đại diện).

Sau khi chuẩn bị đầy đủ hồ sơ nêu trên, doanh nghiệp nộp hồ sơ cho Đội Thuế cấp quận/huyện nơi đặt địa chỉ trụ sở chính của văn phòng đại diện.

Doanh nghiệp cũng có thể tra cứu cơ quan thuế quản lý trực tiếp của văn phòng đại diện tại website http://tracuunnt.gdt.gov.vn/ của Cục Thuế.

Bước 2: Làm thủ tục giải thể văn phòng đại diện công ty, doanh nghiệp

Sau khi hoàn thành việc chấm dứt hiệu lực mã số thuế và hoàn thành nghĩa vụ thuế của văn phòng đại diện, doanh nghiệp tiếp tục làm thủ tục giải thể (hay còn gọi là thủ tục chấm dứt hoạt động) văn phòng đại diện tại cơ quan đăng ký kinh doanh.