Cơ sở pháp lý:

• Nghị định số 37/2026/NĐ-CP
• Nghị định số 74/2018/NĐ-CP
• Nghị định số 13/2022/NĐ-CP
• Thông tư số 10/2020/TT-BKHCN
• Thông tư số 07/2024/TT-BKHCN
• Thông tư số 232/2016/TT-BTC
• TCVN 6939:2019

I. Giải thích từ ngữ

– Mã vạch là một dãy các vạch và khoảng trống song song xen kẽ được sắp xếp theo một quy tắc mã hóa nhất định để thể hiện mã số (hoặc các dữ liệu gồm cả chữ và số) dưới dạng máy quét có thẻ đọc được.

– Mã số là một dãy số hoặc chữ được sử dụng để định danh sản phẩm, dịch vụ, địa điểm, tổ chức, cá nhân

– GS1 là tên viết tắt của tổ chức Mã số, Mã vạch quốc tế, xây dựng và ban hành các tiêu chuẩn quốc tế về mã số, mã vạch, quy định các thủ tục quản lý, sử dụng và cung cấp các dịch vụ có liên quan. Tổ chức GS1 có các thành viên làm đại diện tại mỗi nước, tại Việt Nam là GS1 Việt Nam. Tiền tố mã quốc gia Việt Nam “893” do tổ chức GS1 cấp cho GS1 Việt Nam.

– GLN (Global Location Number) – Mã số địa điểm toàn cầu: Dãy số gồm tiền tố mã doanh nghiệp và số định danh địa điểm theo tiêu chuẩn GS1

– GTIN (Global Trade Item Number) – Mã số thương phẩm toàn cầu: Mã số vật phẩm được cấu tạo từ mã doanh nghiệp GS1, bao gồm các loại mã số GTIN-8, GTIN-12 (UPC), GTIN-13 và GTIN-14.

II. Hồ sơ đăng ký mới mã số, mã vạch sản phẩm

1. Trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp hoặc dùng dịch vụ bưu chính:

– Hồ sơ bao gồm:

• Đơn đăng ký sử dụng mã số, mã vạch ( Mẫu 12 – Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định số 13/2022/NĐ-CP)
• Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư hoặc Quyết định thành lập

– Hình thức nộp hồ sơ:

• Nộp trực tiếp tại Bộ phận một cửa Ủy ban Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng Quốc gia (Phải có bản chính để đối chiếu)
• Gửi qua dịch vụ bưu chính đến Ủy ban Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng Quốc gia (Phải có bản sao được chứng thực hoặc bản sao y bản chính có ký tên hoặc đóng dấu)

– Trình tự giải quyết thủ tục:

• Trường hợp hồ sơ đầy đủ, hợp lệ và tổ chức, cá nhân nộp hồ sơ đóng các Khoản phí theo quy định, trong thời hạn 20 ngày kể từ ngày nhận được hồ sơ, cơ quan thường trực về mã số, mã vạch có trách nhiệm cấp Giấy chứng nhận theo quy định tại Mẫu số 14 Phụ lục kèm theo Nghị định 13/2022/NĐ-CP.
• Trường hợp hồ sơ không đầy đủ theo quy định, trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được hồ sơ, cơ quan thường trực về mã số, mã vạch thông báo cho tổ chức, cá nhân nộp hồ sơ để sửa đổi, bổ sung

2. Trường hợp nộp hồ sơ trực tuyến

2.2.1 Theo Thông tư 10/2020/TT-BKHCN quy định:

– Hồ sơ bao gồm:

• Biểu mẫu điện tử kê khai thông tin đăng ký có chữ ký số. Các nội dung trong biểu mẫu điện tử thực hiện theo quy định tại Mẫu số 12 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định số13/2022/NĐ-CP;
• Bản sao điện tử Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư hoặc Quyết định thành lập hoặc tài liệu có giá trị tương đương.

– Hình thức nộp: Tổ chức, cá nhân đăng ký sử dụng mã số, mã vạch nộp hồ sơ trực tuyến trên Cổng dịch vụ công quốc gia hoặc cổng dịch vụ công của Bộ Khoa học và Công nghệ

– Trình tự thực hiện thủ tục cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng mã số, mã vạch:

• Trường hợp hồ sơ đăng ký cấp mới Giấy chứng nhận quyền sử dụng mã số, mã vạch không đầy đủ theo quy định, trong thời hạn 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ, cơ quan chuyên môn về mã số, mã vạch quốc gia thuộc Ủy ban Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng Quốc gia thông báo cho tổ chức, cá nhân để sửa đổi, bổ sung thông qua Cổng dịch vụ công quốc gia, Cổng dịch vụ công của Bộ Khoa học và Công nghệ hoặc các kênh thông tin của tổ chức, cá nhân đăng ký. Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày có thông báo, tổ chức, cá nhân sửa đổi, bổ sung hồ sơ đã đăng ký
• Trường hợp hồ sơ đăng ký cấp mới Giấy chứng nhận quyền sử dụng mã số, mã vạch đầy đủ, hợp lệ và tổ chức, cá nhân đóng các khoản phí theo quy định; trong thời hạn 10 ngày, Ủy ban Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng Quốc gia có trách nhiệm cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng mã số, mã vạch bản điện tử với các thông tin quy định tại Mẫu số 14 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định số 13/2022/NĐ-CP;
• Trường hợp tổ chức, cá nhân nộp hồ sơ trực tuyến nhưng đề nghị cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng mã số, mã vạch bản giấy; trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày nhận được hồ sơ đầy đủ, hợp lệ và tổ chức, cá nhân đóng các khoản phí theo quy định, Ủy ban Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng Quốc gia có trách nhiệm cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng mã số, mã vạch bản giấy theo quy định tại Mẫu số 14 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định số 13/2022/NĐ-CP;

2.2.2 Theo Nghị định 37/2026/NĐ-CP quy định:

– Hồ sơ bao gồm:

• Biểu mẫu điện tử kê khai thông tin đăng ký có chữ ký số. Các nội dung trong biểu mẫu điện tử thực hiện theo quy định tại Mẫu số 5 Phụ lục VII ban hành kèm theo Nghị định số 37/2026/NĐ-CP
• Sử dụng tài khoản định danh điện tử VNelD của tổ chức, cá nhân sản xuất, kinh doanh đã được xác thực để thực hiện thủ tục cấp mới quyền sử dụng mã số, mã vạch. Trường hợp trên tài khoản VNelD chưa tích hợp các giấy tờ cần thiết như Quyết định thành lập, Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp/hộ kinh doanh, Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư hoặc tài liệu tương đương, thì người nộp hồ sơ cần cung cấp bản sao điện tử từ sổ gốc hoặc chứng thực bản sao điện tử từ bản chính của các giấy tờ này.

– Hình thức nộp: Tổ chức, cá nhân lập hồ sơ trên Cổng dịch vụ công quốc gia

– Trình tự, thủ tục cấp quyền sử dụng mã số, mã vạch:

• Trường hợp hồ sơ đăng ký cấp quyền sử dụng mã số, mã vạch đầy đủ, hợp lệ và tổ chức, cá nhân đóng các khoản phí theo quy định; cơ quan xử lý có trách nhiệm cấp quyền sử dụng mã số, mã vạch bản điện tử trong thời hạn 07 ngày làm việc với các nội dung quy định tại Mẫu số 6 Phụ lục VII Nghị định số 37/2026/NĐ-CP
• Trường hợp hồ sơ đăng ký cấp quyền sử dụng mã số, mã vạch không đầy đủ theo quy định, trong thời hạn 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ, cơ quan xử lý thông báo cho tổ chức, cá nhân để sửa đổi, bổ sung thông qua Cổng dịch vụ công quốc gia. Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày có thông báo, tổ chức, cá nhân sửa đổi, bổ sung hồ sơ đã đăng ký

III. Mức phí

– Mức thu phí cấp và hướng dẫn sử dụng mã số mã

• Sử dụng mã doanh nghiệp GS1 (không phân biệt mã số đăng ký sử dụng): 1.000.000 đồng/mã
• Sử dụng mã địa điểm toàn cầu (GLN): 300.000 đồng/mã
• Sử dụng mã số thương phẩm toàn cầu 8 chữ số EAN-8 (GTIN-8): 300.000 đồng/mã

– Niên phí duy trì sử dụng mã số mã vạch

• Mã GS1:
  • Loại 10 số: 500.000 đồng/năm
  • Loại 9 số: 800.000 đồng/năm
  • Loại 8 số: 1.500.000 đồng/năm
  • Loại 7 số: 2.000.000 đồng/năm
• Mã địa điểm toàn cầu (GLN): 200.000 đồng/năm
• Mã số thương phẩm toàn cầu 8 chữ số EAN-8 (GTIN-8): 200.000 đồng/năm
• Lưu ý:
  • Trường hợp tổ chức, cá nhân được nhận Giấy chứng nhận quyền sử dụng mã số mã vạch sau ngày 30 tháng 6 nộp 50% (năm mươi phần trăm) mức phí duy trì tương ứng với từng loại mã số mã vạch theo quy định nêu trên.
  • Khi nhận được Giấy chứng nhận quyền sử dụng mã số mã vạch, tổ chức, cá nhân có trách nhiệm nộp phí duy trì sử dụng mã số mã vạch cho năm đầu tiên theo quy định tại khoản 3 Điều này (năm được cấp mã số mã vạch); các năm tiếp theo, thời hạn nộp phí chậm nhất là ngày 30 tháng 6 hàng năm.

– Tổ chức thu phí: Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng (Bộ Khoa học và Công nghệ) và các đơn vị trực thuộc Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng được giao nhiệm vụ liên quan đến cấp mã số mã vạch