Căn cứ pháp lý

Luật Thương mại 2005
Nghị định 07/2016/NĐ-CP
Nghị quyết 19/2026/NQ-CP
Thông tư 143/2016/TT-BTC

Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam là đơn vị phụ thuộc của thương nhân nước ngoài, được thành lập theo quy định của pháp luật Việt Nam để tìm hiểu thị trường và thực hiện một số hoạt động xúc tiến thương mại mà pháp luật Việt Nam cho phép. Bài viết dưới đây chúng tôi xin cung cấp trình tự thủ tục và các điều kiện cần mở một văn phòng đại diện cho thương nhân nước ngoài tại Việt Nam.

1. Điều kiện cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện

Theo Điều 7 Nghị định 07/2016/NĐ-CP, thương nhân nước ngoài cần đáp ứng 05 điều kiện sau để được cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện:

Thương nhân nước ngoài được thành lập, đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc được pháp luật các quốc gia, vùng lãnh thổ này công nhận
Thương nhân nước ngoài đã hoạt động ít nhất 01 năm, kể từ ngày được thành lập hoặc đăng ký
Trong trường hợp Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài có quy định thời hạn hoạt động thì thời hạn đó phải còn ít nhất là 01 năm tính từ ngày nộp hồ sơ
Nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện phải phù hợp với cam kết của Việt Nam trong các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên
Trường hợp nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện không phù hợp với cam kết của Việt Nam hoặc thương nhân nước ngoài không thuộc quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên, việc thành lập Văn phòng đại diện phải được sự chấp thuận của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ quản lý chuyên ngành (sau đây gọi chung là Bộ trưởng Bộ quản lý chuyên ngành)

2. Thành phần hồ sơ

Theo Nghị quyết 19/2026/NQ-CP cắt giảm, đơn giản hóa thủ tục hành chính Bộ Công thương, hồ sơ thành lập văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam bao gồm:

– Đơn đề nghị cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện theo mẫu của Bộ Công Thương do đại diện có thẩm quyền của thương nhân nước ngoài ký

– Bản sao Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài

– Văn bản của thương nhân nước ngoài cử/bổ nhiệm người đứng đầu Văn phòng đại diện

– Bản sao báo cáo tài chính có kiểm toán hoặc văn bản xác nhận tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế hoặc tài chính trong năm tài chính gần nhất hoặc giấy tờ có giá trị tương đương do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền nơi thương nhân nước ngoài thành lập cấp hoặc xác nhận, chứng minh sự tồn tại và hoạt động của thương nhân nước ngoài trong năm tài chính gần nhất

– Bản sao hộ chiếu của người đứng đầu Văn phòng đại diện nếu là người nước ngoài

– Tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện gồm:

Bản sao biên bản ghi nhớ hoặc thỏa thuận thuê địa điểm/ bản sao tài liệu chứng minh thương nhân có quyền khai thác, sử dụng địa điểm để đặt trụ sở Văn phòng đại diện
Bản sao tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện cần đáp ứng 02 điều kiện:
- Địa điểm đặt trụ sở phải phù hợp với quy định của pháp luật Việt Nam về điều kiện an ninh, trật tự, an toàn vệ sinh lao động và các điều kiện khác theo quy định của pháp luật
- Không được cho mượn, thuê lại trụ sở

3. Trình tự, thủ tục cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện

3.1 Nộp hồ sơ

– Hình thức: Trực tiếp/ bưu điện/ trực tuyến (nếu đủ điều kiện) đến cấp Giấy phép nơi dự kiến đặt Văn phòng đại diện.

– Cơ quan cấp Giấy phép nơi dự kiến đặt Văn phòng đại diện:

Sở Công Thương các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương nơi thương nhân dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện ngoài khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế, khu công nghệ cao
Ban quản lý khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế, khu công nghệ cao (sau đây gọi chung là Ban quản lý) của Văn phòng đại diện đặt trụ sở trong khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế, khu công nghệ cao trong trường hợp việc thành lập Văn phòng đại diện chưa được quy định tại văn bản quy phạm pháp luật chuyên ngành.

3.2 Thời hạn xử lý

– Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ, Cơ quan cấp Giấy phép kiểm tra và yêu cầu bổ sung hồ sơ nếu chưa hợp lệ (tối đa 01 lần yêu cầu trong suốt quá trình giải quyết hồ sơ)

– Trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Cơ quan cấp Giấy phép cấp hoặc không cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện cho thương nhân nước ngoài. Trường hợp từ chối cấp phép phải có văn bản nêu rõ lý do.

– Lưu ý: Cơ quan cấp Giấy phép gửi văn bản lấy ý kiến của Bộ quản lý chuyên ngành trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được văn bản xin ý kiến của Cơ quan cấp Giấy phép, Bộ quản lý chuyên ngành có văn bản nêu rõ ý kiến đồng ý hoặc không đồng ý cấp phép thành lập Văn phòng đại diện. Trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được ý kiến của Bộ quản lý chuyên ngành, Cơ quan cấp Giấy phép cấp hoặc không cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện cho thương nhân nước ngoài. Trường hợp không cấp phép phải có văn bản nêu rõ lý do. Thời hạn làm việc trên được áp dụng đối với các trường hợp sau:

Nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện không phù hợp với cam kết của Việt Nam hoặc thương nhân nước ngoài không thuộc quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên
Việc thành lập Văn phòng đại diện chưa được quy định tại văn bản quy phạm pháp luật chuyên ngành

3.3 Thời hạn Giấy phép

– Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài có thời hạn 05 năm nhưng không vượt quá thời hạn còn lại của Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài trong trường hợp giấy tờ đó có quy định về thời hạn.

3.4 Lệ phí

– Theo điểm a khoản 1 Điều 4 Nghị định 143/2016/TT-BTC, mức thu lệ phí cấp giấy phép thành lập Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài là 3.000.000 (ba triệu) đồng/giấy phép

4. Trường hợp nào thương nhân nước ngoài không được cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện?

– Không đáp ứng được những điều kiện được quy định tại Điều 7 Nghị định 07/2016/NĐ-CP (đã nêu ở mục 1)

– Thương nhân nước ngoài đề nghị cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện trong thời gian 02 năm, kể từ ngày bị thu hồi Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện quy định tại Điều 44 Nghị định 07/2016/NĐ-CP

– Bị hạn chế theo quy định của pháp luật vì lý do quốc phòng, an ninh quốc gia, trật tự, an toàn xã hội, đạo đức xã hội và sức khỏe cộng đồng

– Các trường hợp khác theo quy định theo pháp luật