Trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp, có thể xuất hiện các tình huống doanh nghiệp cần thay đổi địa chỉ trụ sở. Vậy khi đối diện với việc thay đổi địa chỉ công ty, doanh nghiệp cần thực hiện những bước gì? Hãy cùng Luật Thiên An Minh tìm hiểu quy trình và thủ tục thực hiện việc đăng ký thay đổi tên doanh nghiệp trong bài viết sau đây. 

Địa điểm để doanh nghiệp lựa chọn đặt làm địa chỉ trụ sở chính cần đáp ứng những điều kiện gì? 

Theo quy định tại Điều 42 Luật doanh nghiệp 2020:

Điều 42. Trụ sở chính của doanh nghiệp

Trụ sở chính của doanh nghiệp đặt trên lãnh thổ Việt Nam, là địa chỉ liên lạc của doanh nghiệp và được xác định theo địa giới đơn vị hành chính; có số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có).

Theo đó, địa chỉ trụ sở công ty phải xác định rõ 4 cấp đơn vị hành chính, bao gồm:

• Số nhà, ngách, hẻm, ngõ, đường phố/tổ/xóm/ấp/thôn
• Xã/Phường/Thị trấn
• Quận/Huyện/Thị xã/Thành phố thuộc tỉnh
• Tỉnh/Thành phố

Điều 6 Luật Nhà ở 2014, khi lựa chọn địa điểm đặt địa chỉ trụ sở, doanh nghiệp cần lưu ý:

• Không sử dụng căn hộ chung cư hoặc nhà tập thể (dùng để ở) vào mục đích kinh doanh dưới mọi hình thức. 
• Đối với trường hợp căn hộ được phép kinh doanh cần có giấy tờ chứng minh địa chỉ trụ sở không phải là căn hộ chung cư dùng để ở, cụ thể:
  • Quyết định phê duyệt dự án của cơ quan nhà nước có thẩm quyền (có ghi chi tiết trụ sở mà doanh nghiệp đăng ký không thuộc căn hộ chung cư);
  • Giấy xác nhận của chủ đầu tư dự án, ban quản trị chung cư về việc địa chỉ trụ sở doanh nghiệp dự định đăng ký không thuộc căn hộ chung cư;
  • Hợp đồng chuyển nhượng, hợp đồng thuê trụ sở, giấy xác nhận của UBND xã/phường/thị trấn có nội dung thể hiện địa chỉ trụ sở doanh nghiệp dự định đăng ký không thuộc căn hộ chung cư.

Các bước thực hiện thủ tục đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp 

Thủ tục đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp có thể chia thành 2 trường hợp:

• TH1: Thay đổi địa chỉ công ty vẫn giữ nguyên cơ quan quản lý thuế. 
• TH2: Thay đổi địa chỉ công ty làm thay đổi cơ quan quản lý thuế. 

a. Trường hợp thay đổi địa chỉ công ty vẫn giữ nguyên cơ quan quản lý thuế.

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ đăng ký thay đổi địa chỉ công ty.

Hồ sơ đăng ký thay đổi địa chỉ công ty cùng quận/huyện, thành phố/tỉnh, bao gồm:

• Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp (theo Mẫu thông báo tại Phụ lục II-1 Thông tư 01/2021/BKHĐT)
• Nghị quyết, quyết định của chủ sở hữu công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên; nghị quyết, quyết định và bản sao biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, công ty hợp danh, của Đại hội đồng cổ đông đối với công ty cổ phần về việc chuyển địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp.
• Trường hợp người đại diện theo pháp luật của công ty uỷ quyền cho người khác thực hiện nộp hồ sơ đăng ký cần phải có giấy uỷ quyền.
• Bản sao giấy tờ pháp lý của người được ủy quyền thực hiện thủ tục (nếu có). 

Bước 2: Nộp hồ sơ tại Phòng đăng ký kinh doanh.

Nộp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp tại Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và đầu tư tỉnh nơi công ty đặt trụ sở
Sau khi tiếp nhận hồ sơ đăng ký doanh nghiệp, Phòng Đăng ký kinh doanh trao Giấy biên nhận. 

Trong thời hạn 3 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ, Phòng Đăng ký kinh doanh kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ. 

Bước 3: Nhận kết quả.

Phòng Đăng ký kinh doanh thực hiện cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp cho doanh nghiệp địa chỉ đăng ký thay đổi không trái với quy định về trụ sở chính của doanh nghiệp.

Trường hợp từ chối sửa đổi, bổ sung thông tin theo nội dung thông báo thay đổi đăng ký doanh nghiệp thì phải thông báo bằng văn bản cho doanh nghiệp và nêu rõ lý do.

b. Trường hợp thay đổi địa chỉ công ty làm thay đổi cơ quan quản lý thuế.

Bước 1: Nộp hồ sơ lên Cơ quan quản lý thuế đã đăng ký

Trước khi đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở chính sang quận, huyện, tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương khác nơi đặt trụ sở chính dẫn đến thay đổi cơ quan thuế quản lý, doanh nghiệp phải thực hiện các thủ tục với Cơ quan thuế (Chi cục thuế, Cục thuế, Tổng cục thuế) liên quan đến việc chuyển địa điểm theo quy định của pháp luật về thuế.

Hồ sơ nộp tại cơ quan thuế nơi chuyển đi bao gồm: Tờ khai điều chỉnh, bổ sung thông tin đăng ký thuế (theo Mẫu số 08-MST ban hành kèm theo Thông tư 105/2020/BTC).

Sau khi nhận được Thông báo về việc người nộp thuế chuyển địa điểm mẫu số 09-MST (Thông báo về việc người nộp thuế chuyển địa điểm) của cơ quan thuế nơi chuyển đi, doanh nghiệp, hợp tác xã thực hiện đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở tại cơ quan đăng ký kinh doanh, cơ quan đăng ký hợp tác xã theo quy định của pháp luật về đăng ký doanh nghiệp, đăng ký hợp tác xã.

Thời hạn xử lý hồ sơ: Cơ quan thuế ban hành Thông báo về việc người nộp thuế chuyển địa điểm mẫu số 09-MST ban hành kèm theo Thông tư này theo quy định tại Khoản 3 Điều 6 Nghị định số 126/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều của Luật Quản lý thuế gửi cho người nộp thuế trong thời hạn:

• Chậm nhất không quá 05 (năm) ngày làm việc kể từ ngày cơ quan thuế công bố biên bản, kết luận kiểm tra đối với hồ sơ thuộc diện phải kiểm tra tại trụ sở người nộp thuế
• Chậm nhất không quá 07 (bảy ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ của người nộp thuế (đối với hồ sơ thuộc diện không phải kiểm tra tại trụ sở người nộp thuế).

Song, trên thực tế, quá trình xử lý sẽ kéo dài hơn so với thời hạn nêu trên, tuỳ thuộc vào hồ sơ chứng từ của người nộp thuế. 

Người nộp thuế đăng ký thuế trực tiếp với cơ quan thuế khi có thay đổi thông tin đăng ký thuế thì phải thông báo cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp trong thời hạn 10 ngày làm việc kể từ ngày phát sinh thông tin thay đổi.

Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ đăng ký thay đổi địa chỉ doanh nghiệp.

Hồ sơ đăng ký thay đổi địa chỉ doanh nghiệp bao gồm các giấy tờ:

• Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp do người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp ký; (Mẫu thông báo tại Phụ lục II-1 Thông tư 01/2021/BKHĐT)
• Nghị quyết, quyết định của chủ sở hữu công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên; nghị quyết, quyết định và bản sao biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, công ty hợp danh, của Đại hội đồng cổ đông đối với công ty cổ phần về việc chuyển địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp.
• Trong trường hợp người đại diện theo pháp luật của công ty uỷ quyền cho người khác thực hiện nộp hồ sơ đăng ký thì cần phải có giấy uỷ quyền.
• Bản sao giấy tờ pháp lý của người được ủy quyền thực hiện thủ tục (nếu có). 

Bước 3: Nộp hồ sơ tại Phòng đăng ký kinh doanh.

Nộp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp tại Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và đầu tư tỉnh nơi công ty đặt trụ sở
Sau khi tiếp nhận hồ sơ đăng ký doanh nghiệp, Phòng Đăng ký kinh doanh trao Giấy biên nhận. 

Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ, Phòng Đăng ký kinh doanh kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ. 

Bước 4: Nhận kết quả.

Phòng Đăng ký kinh doanh thực hiện cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp cho doanh nghiệp địa chỉ đăng ký thay đổi không trái với quy định về trụ sở chính của doanh nghiệp. Trường hợp từ chối sửa đổi, bổ sung thông tin theo nội dung thông báo thay đổi đăng ký doanh nghiệp thì phải thông báo bằng văn bản cho doanh nghiệp và nêu rõ lý do.

Trên đây là một số chia sẻ của Luật Thiên An Minh về thủ tục đăng ký thay đổi trụ sở chính của doanh nghiệp. Nếu còn vướng mắc, chưa rõ hoặc cần hỗ trợ pháp lý khác liên quan đến thủ tục này, Quý khách vui lòng liên hệ bộ phận tư vấn pháp luật trực tuyến của Luật Thiên An Minh qua zalo/facebook/hotline: 092.7584.888 để được hỗ trợ tư vấn và hoàn thành thủ tục nhanh nhất.