THÀNH LẬP VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN CỦA THƯƠNG NHÂN NƯỚC NGOÀI TẠI VIỆT NAM CẦN GÌ?

1. Cơ sở pháp lý

• Luật Doanh nghiệp năm 2020;
• Nghị định 47/2021/NĐ-CP quy định chi tiết một số điều của Luật Doanh nghiệp 2020;
• Luật Thương mại năm 2005;
• Nghị định 07/2016/NĐ-CP quy định chi tiết Luật thương mại về Văn phòng đại diện, Chi nhánh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam;
• Thông tư số 11/2016/TT-BCT hướng dẫn Nghị định 07/2016/NĐ-CP quy định chi tiết Luật thương mại về Văn phòng đại diện, Chi nhánh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam.

1. Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam là gì?

Để hiểu khái niệm văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài, cần xuất phát từ khái niệm văn phòng đại diện. Theo quy định tại Khoản 2 Điều 44 Luật Doanh Nghiệp 2020, 
“Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Văn phòng đại diện không thực hiện chức năng kinh doanh của doanh nghiệp“
Bên cạnh đó, Khoản 6 Điều 3 Luật Thương mại 2005 quy định:
“Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam là đơn vị phụ thuộc của thương nhân nước ngoài, được thành lập theo quy định của pháp luật Việt Nam để tìm hiểu thị trường và thực hiện một số hoạt động xúc tiến thương mại mà pháp luật Việt Nam cho phép.”

2. Điều kiện thành lập văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam như thế nào?

Theo Điều 3 Nghị định 07/2016/NĐ-CP quy định về quyền thành lập Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam như sau:

“Điều 3. Quyền thành lập Văn phòng đại diện, Chi nhánh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam
1. Thương nhân nước ngoài được thành lập Văn phòng đại diện, Chi nhánh của mình tại Việt Nam theo cam kết của Việt Nam trong các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên.
2. Một thương nhân nước ngoài không được thành lập nhiều hơn một Văn phòng đại diện hoặc Chi nhánh có cùng tên gọi trong phạm vi một tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương.”

Ngoài ra, thương nhân nước ngoài chỉ được cấp cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện tại Việt Nam  đáp ứng các điều kiện quy định tại Điều 7 Nghị định 07/2016/NĐ-CP như sau:

• Thương nhân nước ngoài được thành lập, đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc được pháp luật các quốc gia, vùng lãnh thổ này công nhận;
• Thương nhân nước ngoài đã hoạt động ít nhất 01 năm, kể từ ngày được thành lập hoặc đăng ký;
• Trong trường hợp Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài có quy định thời hạn hoạt động thì thời hạn đó phải còn ít nhất là 01 năm tính từ ngày nộp hồ sơ;
• Nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện phải phù hợp với cam kết của Việt Nam trong các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên;
• Trường hợp nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện không phù hợp với cam kết của Việt Nam hoặc thương nhân nước ngoài không thuộc quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên, việc thành lập Văn phòng đại diện phải được sự chấp thuận của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ quản lý chuyên ngành (sau đây gọi chung là Bộ trưởng Bộ quản lý chuyên ngành)

3. Văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài tại Việt Nam có quyền và nghĩa vụ như thế nào?  

Quyền của văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài tại Việt Nam

Theo quy định tại Điều 17 Luật Thương mại 2005, quyền của Văn phòng đại diện gồm:

• Hoạt động đúng mục đích, phạm vi và thời hạn được quy định trong giấy phép thành lập Văn phòng đại diện.
• Thuê trụ sở, thuê, mua các phương tiện, vật dụng cần thiết cho hoạt động của Văn phòng đại diện.
• Tuyển dụng lao động là người Việt Nam, người nước ngoài để làm việc tại Văn phòng đại diện theo quy định của pháp luật Việt Nam.
• Mở tài khoản bằng ngoại tệ, bằng đồng Việt Nam có gốc ngoại tệ tại ngân hàng được phép hoạt động tại Việt Nam và chỉ được sử dụng tài khoản này vào hoạt động của Văn phòng đại diện.
• Có con dấu mang tên Văn phòng đại diện theo quy định của pháp luật Việt Nam.
• Các quyền khác theo quy định của pháp luật

Nghĩa vụ của Văn phòng đại diện 

Điều 18 Luật Thương mại 2005 quy định Văn phòng đại diện có những nghĩa vụ sau

• Không được thực hiện hoạt động sinh lợi trực tiếp tại Việt Nam.
• Chỉ được thực hiện các hoạt động xúc tiến thương mại trong phạm vi mà Luật này cho phép.
• Không được giao kết hợp đồng, sửa đổi, bổ sung hợp đồng đã giao kết của thương nhân nước ngoài, trừ trường hợp Trưởng Văn phòng đại diện có giấy uỷ quyền hợp pháp của thương nhân nước ngoài hoặc các trường hợp quy định tại các khoản 2, 3 và 4 Điều 17 của Luật này.
• Nộp thuế, phí, lệ phí và thực hiện các nghĩa vụ tài chính khác theo quy định của pháp luật Việt Nam.
• Báo cáo hoạt động của Văn phòng đại diện theo quy định của pháp luật Việt Nam.
• Các nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật

4. Hồ sơ cần chuẩn bị để thành lập Văn Phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam bao gồm những gì?

Hồ sơ cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện được quy định tại Điều 10 Nghị định 07/2016/NĐ-CP như sau:

• Đơn đề nghị cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện (theo Mẫu MĐ-1 Thông tư 11/2016/TT-BCT quy định biểu mẫu thực hiện nghị định số 07/2016/NĐ-CP ngày 25 tháng 01 năm 2016 của chính phủ quy định chi tiết luật thương mại về văn phòng đại diện, chi nhánh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam) do đại diện có thẩm quyền của thương nhân nước ngoài ký;
• Bản sao thực Giấy đăng ký kinh doanh (hoặc giấy tờ có giá trị tương đương) nơi thương nhân nước ngoài thành lập 
• Văn bản cử/bổ nhiệm người đứng đầu Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài
• Bản sao báo cáo tài chính có kiểm toán hoặc văn bản xác nhận tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế hoặc tài chính trong năm tài chính gần nhất hoặc giấy tờ có giá trị tương đương do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền nơi thương nhân nước ngoài thành lập cấp hoặc xác nhận, chứng minh sự tồn tại và hoạt động của thương nhân nước ngoài trong năm tài chính gần nhất;
• Bản sao hộ chiếu hoặc giấy chứng minh nhân dân hoặc thẻ căn cước công dân (nếu là người Việt Nam) hoặc bản sao hộ chiếu (nếu là người nước ngoài) của người đứng đầu Văn phòng đại diện;
• Các tài liệu cung cấp thông tin về trụ sở dự kiến:
• Bản sao biên bản ghi nhớ hoặc thỏa thuận thuê địa điểm hoặc bản sao tài liệu chứng minh thương nhân có quyền khai thác, sử dụng địa điểm để đặt trụ sở Văn phòng đại diện;
• Bản sao tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện: Địa điểm đặt trụ sở Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài phải phù hợp với quy định của pháp luật Việt Nam về điều kiện an ninh, trật tự, an toàn vệ sinh lao động và các điều kiện khác theo quy định của pháp luật. Văn phòng đại diện, Chi nhánh không được cho mượn, cho thuê lại trụ sở (Điều 28 Nghị định 07/2016/NĐ-CP)
  Lưu ý: Các giấy tờ do doanh nghiệp nước ngoài cấp phải dịch ra tiếng Việt và chứng thực theo quy định của pháp luật Việt Nam. Riêng Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc tương đương phải được cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài chứng nhận hoặc hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam

5. Thủ tục thành lập văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài tại Việt Nam như thế nào?

Sau khi chuẩn bị hồ sơ đề nghị cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, thương nhân nước ngoài thực hiện theo trình tự được quy định tại Điều 11 Nghị định 07/2016/NĐ-CP như sau:

Bước 1: Thương nhân nước ngoài nộp hồ sơ trực tiếp hoặc qua đường bưu điện hoặc trực tuyến (nếu đủ điều kiện áp dụng) đến Cơ quan cấp Giấy phép nơi dự kiến đặt Văn phòng đại diện.
Bước 2: Cơ quan có thẩm quyền thẩm định hồ sơ và cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện

• Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ, Cơ quan cấp Giấy phép kiểm tra và yêu cầu bổ sung nếu hồ sơ chưa đầy đủ, hợp lệ. Việc yêu cầu bổ sung hồ sơ được thực hiện tối đa một lần trong suốt quá trình giải quyết hồ sơ.
• Trừ trường hợp quy định tại Khoản 4 Điều 11 Nghị định 07/2016/NĐ-CP, trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Cơ quan cấp Giấy phép cấp hoặc không cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện cho thương nhân nước ngoài. Trường hợp từ chối cấp phép phải có văn bản nêu rõ lý do
• Trường hợp nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện không phù hợp với cam kết của Việt Nam hoặc thương nhân nước ngoài không thuộc quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên, việc thành lập Văn phòng đại diện phải được sự chấp thuận Bộ trưởng Bộ quản lý chuyên ngành và trường hợp việc thành lập Văn phòng đại diện chưa được quy định tại văn bản quy phạm pháp luật chuyên ngành, Cơ quan cấp Giấy phép gửi văn bản lấy ý kiến của Bộ quản lý chuyên ngành trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được văn bản xin ý kiến của Cơ quan cấp Giấy phép, Bộ quản lý chuyên ngành có văn bản nêu rõ ý kiến đồng ý hoặc không đồng ý cấp phép thành lập Văn phòng đại diện. Trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được ý kiến của Bộ quản lý chuyên ngành, Cơ quan cấp Giấy phép cấp hoặc không cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện cho thương nhân nước ngoài. Trường hợp không cấp phép phải có văn bản nêu rõ lý do.

6. Trường hợp nào không được cấp giấy phép văn phòng đại diện?

Thương nhân nước ngoài không được cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện nếu thuộc một trong các trường hợp không cấp quy định tại Điều 14 Nghị định 07/2016/NĐ-CP, cụ thể như sau:

• Không đáp ứng một trong những điều kiện quy định tại Điều 7 Nghị định 07/2016/NĐ đối với trường hợp đề nghị cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện
• Thương nhân nước ngoài đề nghị cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện trong thời gian 02 năm, kể từ ngày bị thu hồi Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện Việt Nam theo quy định tại Điều 44 Nghị định 07/2016/NĐ-CP.
• Việc thành lập Văn phòng đại diện, Chi nhánh bị hạn chế theo quy định của pháp luật vì lý do quốc phòng, an ninh quốc gia, trật tự, an toàn xã hội, đạo đức xã hội và sức khỏe cộng đồng.
• Các trường hợp khác theo quy định của pháp luật.

7. Thời hạn Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài

• Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài có thời hạn 05 năm nhưng không vượt quá thời hạn còn lại của Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài trong trường hợp giấy tờ đó có quy định về thời hạn.
• Thương nhân nước ngoài được gia hạn Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, Giấy phép thành lập Chi nhánh khi hết thời hạn quy định trong Giấy phép. Hồ sơ gia hạn Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện phải được nộp trong thời hạn ít nhất 30 ngày trước khi Giấy phép hết hạn.
• Thời hạn của Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện được gia hạn có thời hạn 05 năm nhưng không vượt quá thời hạn còn lại của giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài trong trường hợp giấy tờ đó có quy định về thời hạn

8. Những việc cần làm sau khi được cấp giấy phép thành lập Văn phòng đại diện công ty nước ngoài

• Khắc dấu và đăng ký mẫu dấu tại cơ quan có thẩm quyền
• Đăng ký cấp mã số thuế của Văn phòng đại diện
• Mở tài khoản chuyên chi bằng ngoại tệ và tài khoản chuyên chi bằng đồng Việt Nam có gốc ngoại tệ tại Ngân hàng được phép hoạt động tại Việt Nam
• Trước ngày 30 tháng 01 hàng năm, Văn phòng đại diện có trách nhiệm gửi báo cáo theo mẫu của Bộ Công Thương về hoạt động của mình trong năm trước đó qua đường bưu điện tới Cơ quan cấp Giấy phép;
• Lập sổ quỹ tiền mặt ghi nhận toàn bộ khoản thu chi trong quá trình hoạt động của Văn phòng đại diện;
• Xin cấp giấy phép lao động cho người lao động nước ngoài làm việc tại Văn phòng đại diện (nếu có);
• Ký hợp đồng lao động với trưởng đại diện và các lao động của Văn phòng đại diện;
• Hàng năm Công ty nước ngoài phải xác nhận lương và thu nhập (theo mẫu) cho trưởng đại diện và các lao động của Văn phòng đại diện;
• Nộp thuế thu nhập cá nhân, bảo hiểm cho trưởng đại diện và các lao động của Văn phòng đại diện (nếu có). Lưu ý, khi nộp thuế lưu lại toàn bộ tờ khai nộp thuế và biên lai thu thuế của cơ quan nhà nước và quyết toán thuế thu nhập hàng năm cho trưởng đại diện và các lao động của Văn phòng đại diện;
• Các nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật hiện hành;

Như vậy, thương nhân nước ngoài được cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện ở Việt Nam nếu thuộc đối tượng có quyền thành lập, đảm bảo đầy đủ các điều kiện được cấp, không thuộc trường hợp không được cấp, thực hiện thủ tục đề nghị cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Văn phòng đại diện có quyền ký hợp đồng thuê văn phòng để làm trụ sở làm việc phục vụ cho hoạt động của mình.

Trên đây là chia sẻ của Luật Thiên An Minh về những quy định về thành lập văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam. Nếu còn vướng mắc, chưa rõ hoặc cần hỗ trợ pháp lý khác bạn vui lòng liên hệ bộ phận tư vấn pháp luật trực tuyến qua zalo/ facebook/ hotline: 092.7584.888 để được hỗ trợ tư vấn và hoàn thành thủ tục nhanh nhất