VĂN PHÒNG ẢO LÀ GÌ? CÓ NÊN SỬ DỤNG VĂN PHÒNG ẢO? XU HƯỚNG NĂM 2023

1.Văn phòng ảo là gì?

Pháp luật hiện hành vẫn chưa quy định thế nào là văn phòng ảo. nhưng dựa trên thực tế, ta có thể hiểu văn phòng ảo là một địa điểm đảm bảo yêu cầu pháp lý cho doanh nghiệp để đăng ký kinh doanh. Tuy nhiên, địa điểm đặt trụ sở đó sẽ là không gian chung cho các doanh nghiệp, công ty chứ không giống như văn phòng thông thường có địa điểm làm việc riêng cố định.

2.Đặc điểm của văn phòng ảo:

– Văn phòng ảo là không gian làm việc chung của tất cả mọi người thuê văn phòng trên cùng một địa điểm. Đáp ứng được nhu cầu đặt trụ sở của doanh nghiệp.

– Bên cho thuê sẽ cũng cấp các vật dụng, dịch vụ cần thiết phục vụ cho quá trình làm việc trong thời gian thuê văn phòng ảo (có những dịch vụ sẽ mất phí và cũng có những dịch vụ không cần đóng phí sử dụng).

– Bên thuê được sử dụng các tài nguyên có sẵn theo từng gói dịch vụ mà bên cho thuê văn phòng ảo cung cấp.

3.Văn phòng ảo có hợp pháp không?

Tính hợp pháp của văn phòng ảo là vấn đề quan trọng nhất đối với các doanh nghiệp đang có nhu cầu thuê một văn phòng ảo để đặt làm trụ sở, văn phòng đại diện,…

Theo pháp luật Việt Nam thì cụm từ “văn phòng ảo” vẫn chưa được xuất hiện. Tuy nhiên, đã có quy định về việc đặt trụ sở giao dịch như sau:

Điều 42 luật doanh nghiệp 2020 về trụ sở chính của doanh nghiệp.

” Trụ sở chính của doanh nghiệp đặt trên lãnh thổ Việt Nam, là địa chỉ liên lạc của doanh nghiệp và được xác định theo địa giới đơn vị hành chính; có số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có).”

Như vậy, khi đặt trụ sở Doanh nghiệp phải có đầy đủ thông tin về trụ sở giao dịch, đồng thời phải nằm trên lãnh thổ Việt Nam.Thông tin về công ty phải có: số nhà rõ ràng, tên đường, phường, tỉnh/thành phố,không được là chung cư, nhà ở tập thể,… cùng với số điện thoại và số fax nếu có.

Từ đó suy ra, việc dùng văn phòng ảo không trái với quy định của pháp luật Việt Nam. Khi tiến hành thủ tục đăng ký kinh doanh thì doanh nghiệp cũng không gặp quá nhiều khó khăn. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần phải khai báo thông tin trụ sở kinh doanh một cách trung thực với Sở Kế hoạch và Đầu tư.

4.Lợi ích và hạn chế của việc sử dụng văn phòng ảo:

Với những thuận lợi và tiện ích mà văn phòng ảo mang lại, nhiều công ty đã bắt đầu có cái nhìn thiện cảm và tin tưởng sử dụng cho hoạt động kinh doanh của họ. Nhiều nhận xét chủ quan, có cả tiêu cực và tích cực. Điều đó còn phục thuộc vào cách nhìn nhận và nhu cầu của từng đối tượng sử dụng khác nhau.

4.1. Một số lợi ích khi sử dụng dịch vụ là :

• Tiết kiệm được rất nhiều chi phí so với khi thuê văn phòng dài hạn.
• Được trang bị đầy đủ trang thiết bị như : bàn, ghế, tủ, hồ sơ, sách, máy lạnh, wifi, máy nước nóng/lạnh, điện, nước, số di động,máy in, số fax riêng để tiện cho việc liên lạc,..do đó tiết kiệm được rất nhiều chi phí mua sắm thuyết bị ban đầu.
• Các công ty cho thuê văn phòng ảo thường có cơ sở ở những quận trung tâm nên thuận lợi cho việc giao dịch, trao đổi thông tin với khách hàng.
• Các thông tin được bảo mật tuyệt đối nên khách hàng không lo sợ bị mất hoặc lộ tài liệu mật của mình.
• Địa chỉ, số điện thoại, số fax, hồ sơ có tính ổn định cao nên công ty/ doanh nghiệp có thể yên tâm thuê văn phòng ảo trong thời gian dài.
• Tại các văn phòng ảo đều được trang bị đội ngũ lễ tân vô cùng chuyên nghiệp. Nhiệm vụ của họ là trả lời điện thoại, fax, nhận bưu phẩm và xử lý công việc theo thỏa thuận khi thuê. Báo cáo sẽ được gửi qua mail theo thời gian quy định để người thuê dễ dàng kiểm soát và quản lý hiệu quả từ xa.

4.2. Một số điểm hạn chế:

Bên cạnh những lợi ích kể trên, mô hình văn phòng ảo vẫn còn những hạn chế về mặt pháp lý và quy trình sử dụng. Cụ thể như sau:

• Pháp luật chưa có quy định gì về văn phòng ảo. Việc cho thuê là do các bên tự thỏa thuận, cho nên các bên cần phải rõ ràng trên tất cả mọi mặt khi giao kết hợp đồng.
• Sử dụng văn phòng chung với nhiều doanh nghiệp. Việc dùng chung không gian với nhiều đơn vị khác cũng là một bất cập của việc thuê văn phòng ảo. Nếu muốn gặp gỡ đối tác tại văn phòng thì cần phải đặt lịch trước, đôi khi bị trùng với doanh nghiệp khác nên khác bất tiện. 
• Có thể sẽ phát sinh thêm các chi phí khác trong quá trình sử dụng dịch vụ cho thuê văn phòng ảo. Ví dụ: Thuê phòng họp, chi phí phát sinh ngoài ý muốn,..

5. Đối tượng nên sử dụng văn phòng ảo?

Dịch vụ cho thuê văn phòng ảo phù hợp với hầu hết các đối tượng khi muốn thuê một văn phòng chỉ cần có đáp ứng đầy đủ các điều kiện để đặt làm trụ sở công ty, ví dụ như: 

• Các doanh nghiệp thành lập nhưng không đòi hỏi cần dùng đến văn phòng cố định quá nhiều. Họ chỉ cần một văn phòng đáp ứng đủ yêu cầu về mặt pháp lý để đăng ký thành lập doanh nghiệp.
• Những công ty muốn tối ưu hóa chi phí mặt bằng, nhân sự và tận dụng nguồn tài nguyên có sẵn của văn phòng ảo.
• Các doanh nghiệp đang muốn mở rộng, thăm dò thị trường cần ít không gian văn phòng và cho một vài nhân viên đến làm việc thăm dò thị trường trước.
• các cá nhân hoặc nhóm freelancer đang thực hiện công việc tự do, dự án riêng muốn có một văn phòng để tăng độ chuyên nghiệp, uy tín,..

6. Một số lưu ý khi thuê văn phòng ảo: 

Hiện nay, dịch vụ cho thuê văn phòng ảo trở nên rất phổ biến. Có những nơi cung cấp dịch vụ uy tín nhưng có nơi lại không đảm bảo chất lượng. Sau đây là một vài kinh nghiệm thuê văn phòng ảo:

• Người thuê cần phải tìm hiểu kỹ đối tác cho thuê văn phòng là ai: Cần tìm kiếm thông tin về đơn vị cho thuê trên internet để xác thực độ tin cậy. Xem đánh giá về bên cho thuê để tránh những trường hợp không mong muốn xảy ra. Đồng thời, người cho thuê cần phải cung cấp đầy đủ các thông tin về địa chỉ, giá cả, tiện ích,… 

• Hợp đồng cho thuê văn phòng ảo cần rõ ràng: Được soạn thảo một cách chi tiết không có sự mập mờ trong các điều khoản. Tối thiểu là phải có các thông tin sau: Có đầy đủ thông tin về bên thuê và bên cho thuê. Thông tin cụ thể của văn phòng được thuê. Giá trị về mặt thời gian của hợp đồng. Chi phí thuê và các khoản phát sinh trong quá trình thuê. Điều khoản về thanh lý hợp đồng,…

• Tính pháp lý của tòa nhà: Để tránh trường hợp tòa nhà vi phạm pháp lý, gây ảnh hưởng đến việc kinh doanh của doanh nghiệp. Tốt nhất, bên thuê nên đến trực tiếp nơi thuê để kiểm tra hoặc tham khảo qua nhiều bên để xác định.
• Thời gian thuê văn phòng: Bên thuê nên xác định rõ nhu cầu của mình và thuê văn phòng trong khoảng thời gian hợp lý để có thể thay đổi moi trường làm việc hoặc chuyển đổi loại hình khi có nhu cầu. 

Kết luận, với bất kỳ loại văn phòng nào cũng sẽ có những mặt lợi ích – bất cập riêng của nó, mô hình “văn phòng ảo” cũng không ngoại lệ. Điều doanh nghiệp cần quan tâm là hình thức này có phù hợp với hoạt động kinh doanh hiện tại hay không. Hy vọng, sau khi tham khảo bài viết này sẽ đem lại thông tin hữu ích và có đánh giá khách quan hơn và đưa ra quyết định đúng đắn nhất về việc sử dụng dịch vụ cho thuê văn phòng ảo.

Trên đây là một số chia sẻ của Luật Thiên An Minh về hoạt động “văn phòng ảo” hiện nay. Nếu còn vướng mắc, chưa rõ hoặc cần hỗ trợ vấn đề pháp lý khác, bạn vui lòng liên hộ bộ phận tư vấn pháp luật trực tuyến qua zalo/holine: 092.7584.888 để được hỗ trợ tư vấn và hoàn thành thủ tục nhanh nhất.